保育園の事務 ってどんなことをしているのか？と気になる保育士さんが多いと思います。
私は、保育園の事務仕事も保育士もどちらも経験したことがありますが、保育士でクラスを持っている時は、事務所がどんなことをしているのか全く知りませんでした。なんとなく、「楽そう」だと思っていました（笑）
「保育と事務どっちが楽か？」と聞かれると私は、「保育室が良い」と答えます（笑）仕事の幅にもよりますが、事務仕事の方が疲れて帰ることが多いです💦また、変に気づかれしますね…。
今回は、保育園の事務仕事ってどんなことをしているのか？また、事務仕事を効率良く整理する方法を実践を踏まえて紹介します！
保育園の事務仕事って何があるの？
大きな括りでまとめると８つほど。
他にも、保護者への配布書類や保育園からのお知らせなどの書類系は事務の仕事ですね。
保育園の事務仕事が把握できず保育に影響
保育園の事務の役割について、ざっくりと紹介しましたが、とにかくやることが多いです。
私の勤める保育園では、2年前に事務に携わる職員が入れ替わりました。仕事の引き継ぎをしてもらいましたが、「仕事が多すぎて、いつ何をすればいいのか分からない」という状況でした…。
この「いつ何をすればいいのか分からない状況」では、日々業務に終われ計画的に整理しながら取り組むことはできません。案の定、1年目の事務は1年を通して、事務の役割を把握することと仕事内容を覚える事に追われてかなり大変でした…。
保育園の事務仕事がバタバタしていると、シフトが上手く機能しなかったり、保育士さんが書類仕事をしたい時にできなかったりと、保育にも影響してきます。そのため、1年間を通して「いつ何をすべきかを明確にすること」は、早急に改善しなければいけない課題でした。
保育園の事務仕事を整理！「実践例」
では、実際に保育園の事務を整理していくにはどうしたらいいでしょうか？
私の勤める保育園の事務所には、保育士兼事務の先生も含め4名の職員が携わっています。その先生たちと、この現状をどうにかするために試行錯誤して、2年目の今はだいぶ楽になったと思っています。
具体的に取り組んだ内容は、「いつ何をしないといけないかを可視化」「誰が何をするのかの役割分担を明確化」「事務仕事の見直しと断捨離」「情報の共有」です。
「いつ何をしないといけないかを可視化」
可視化する目的は、新しい職員が事務に入っても「いつ何をすべきか分かるようにすること」ためです。
そのため、事務所に携わる職員で協力して、お互いに自分がしたことの記録を残しておくようにしました。保育園の事務所1年目で、仕事に追われて大変でしたが、「来年同じ思いをしないように」と記録していきました。そして、定期的に事務所職員で共有し、年間計画に整理してきました。
結果的には、１年間を通して事務所がすべきことの年間計画が完成すると見通しが持てるため、かなり”楽”になったと思います。
今年の事務仕事はその年間計画表に沿って進めていますが、修正や書き足しを加えつつ、さらに完成度を高めようと話し合いました。
保育園の事務が”楽”になるためにはまず、仕事の可視化が必須です。
「誰が何をするのかの役割分担を明確化」
仕事を可視化した後にやったことは、誰がどの仕事を受け持つかの役割分担です。保育園の事務仕事には、年に1回、月に1回、1日に1回と繰り返し行う仕事もあれば、単発で終わる仕事もあります。お互いに助け合うことは前提ですが、ある程度は役割をハッキリしておかないと、変に気を使って効率が悪くなるかもしれません。
そのため、可視化した事務仕事の中から、お互いに何を請け負うか話し合って決めることにしました。そして、事務所の年間計画に色別に記載し、誰の役割なのかすぐに分かるようにしています。
「事務仕事の見直しと断捨離」
1年間を通して、事務仕事をこなしていくと、「何のためにしているのか？」「こうしたら効率が良いのではないか？」など気づくことがありました。
例えば、「書類に2回、同じ内容を書き込む作業がある」「監査に必要ないのに、記入しているものがある」「書式の見直し」など。事務所に携わる職員間で、気づいたことを気軽に意見し合い、仕事の断捨離と効率化に努めてきました。
これは現在も取り組み中ですが、保育園の事務は常に断捨離、常に効率化の意識で取り組むくらいがちょうど良いかもしれません。
「情報の共有」
先ほども、少し書きましたが「お互いに何をしたか？」や「気づいたことを意見する」など情報を共有してきました。保育園は、なかなか集まって話す時間を作るのは難しいですが、情報を共有するための時間作りは、意識的に協力して行いました。
保育園の事務だけでなく、事務所と保育室と調理室などお互いに何をしているのか知らない状況や、情報が届いてない状況では連携が取れずミスに繋がる事も少なくありません。組織として居心地も悪いと思います。そのため、積極的に共有する場作りに取り組んでいるところです。
保育園の事務が機能すると保育が良くなる！？
保育園の事務について紹介してきましたが、保育園の事務がちゃんと機能すると、保育が良くなると思っています。
例えば、年間の予定表、行事の計画、職員会議、シフトなどが遅れることなく整っている状況であれば、保育士さんへの負担が減ります。また、事務仕事に余裕があれば、保育の手伝いに時間を使えます。
結果的に、保育質を高めることに時間が使えるようになったり、保育士さんに余裕が生まれるため、保育が良くなることに繋がるのです。
現に、私の勤める保育園では、1年前は事務仕事に追われ余裕がなく、大変な1年間でしたが、今年は、保育の改善のために話し合う時間や、環境作り、実際に保育に入ることなどに時間を使えています。
保育園の事務仕事 まとめ
これまで、保育士として現場にいましたが、実際に事務所を経験してみて初めて、保育園の事務の大変さを知りました。保育士として現場にいる時は、楽そうに見えていた事務仕事でしたが、こんなにやることが多いとは・・・・・（笑）
こうした、経験をもとに、同じような境遇の方の参考になれればなと思い書かせてもらいました。
１，保育園の事務所は、やることあ沢山。
２，保育園の事務所がバタついていると保育に影響する。
３，事務仕事を楽にするためには、可視化が必須で、役割を明確にする。
４，事務仕事は、常に断捨離する意識をもって常に整理する。
５，職員間での情報共有に時間を使うことが大事。
目の前の子どもたちのために、保育を良くし、高め続けていきたいですね。