年度末に保育園 がすべきことを紹介します。
どこの保育園でも年末は業務に追われるでしょう…。
私の経験上、来年度に向けた準備をやればやるだけ来年の保育に余裕が生まれます！
特にシフト関係‼‼
実際に保育に余裕が生まれた経験を基に、年度末に保育園がすべきことをまとめました。
年度末の保育園 業務
まずは、すべきことを一覧で紹介していきますね！
① 来年度に向けた書類整理
② 行事・係り分担
③ 来年度年間計画表作成（園全体）
④ 勤務計画
⑤ クラス編成・職務分担
⑥ 来年度計画（クラス・調理など）
⑦ 行事計画
⑧ 保護者会役員決め
⑨ 園バス運行表
⑩ 地域・関係機関との契約確認、挨拶
とりあえず１０項目絞り出してみました。まだ見落としがありそうですが…。
私が特にお伝えしたいのは、クラスや職種単位の来年度準備ではなく、園全体の来年度準備です。
年度末に保育園 がすべきことは沢山ありますが、その中でも園全体の来年度準備がどれだけ整ったかが大事だと思っています。
さきほど紹介した項目の中で特に重視してほしいのが、③来年度年間計画表作成（園全体）、④勤務計画の２項目。
他の項目も大事ですが、③、④が最優先です。その他の項目は③、④が固まっていればすぐにできるものや、新年度始まってからでも間に合うものもあります。
年度末の保育園業務 で最優先すべき年間計画
まずは、今年度を振り返りながら来年度の年間計画表を作成します。
年間計画表の作成手順
１，来年度のカレンダーを基に日曜日、祝日など保育園の開所日を確認。
※振替休日、お盆休み、年末休みなども書き込む。
２，行事や研修予定を書き込む。
※研修日が分からなくても、だいたいの日程でOK。
３，小学校や地域イベントも書き込む。
※小学校見学、地域の祭り等毎年恒例のもの。
４，職員会議、園内研修、クラス会議、行事会議など書き込む。
※日にちは大体でOK
５，キャリアアップ研修、行事製作、要録作成などを書き込む。
※保育から離れて取り組む可能性があるものをできるだけ書き込む。
ここで重要なことは、行事や研修、会議などに加えて職員が保育室から離れて取り組むものをすべて書き出すことです。
「運動会のお手紙を配布する」「年賀状を出す」など、この時期にすべきことも書き込めるなら書き込んでもOKですが、そこまで細かく書き込むと逆に見にくくなる可能性もあります。まずは、職員さんが保育室から離れる可能性のあるものをリストアップしながら年間計画を作成していきましょう。
年度末の保育園 業務で最重要な勤務計画
来年度計画を作成したことで、勤務計画が立てられるようになります。
この時点での勤務計画は、来年度のシフトを完成させることが目的ではありません。
大事なのは、職員さんにどれだけ休みを振り分けることができるかを把握することです。
勤務計画の作成手順
１，年間の出勤、休暇、有給休暇、日曜祝日、職員配置数などを把握する。
※365日から日祝日の日数を引く・1日あたり何人の保育士が必要かを把握するなど。
２，来年度用のシフト準備
※全職員の出勤の有無と年間計画でリストアップしたものを書き込む欄があるものが好ましい。
３，シフトの日程に年間計画でリストアップしたものを書き込む。
※4月16日（日）に親子遠足予定。11月1日～キャリアアップ研修のため3人に15時間の研修時間確保など。
４，4月から3月にかけて職員の休みを書き込む。
※職員配置数やリストアップしたものを考慮しながら、休みを書き込んでいく。1日あたり2名は休むことができるなら、2名ずつ休みを振り分ける。日曜や祝日出勤した場合は、振休を振り分ける。キャリアアップ期間は職員配置数に＋1名出勤予定で考え、余裕を持たせるなど。
こうすることで、来年度どれだけ休みを消化することができるのかが分かりますよね。もし、キャリアアップを勤務時間内に受けさせるべきかどうか悩んでいるとしても、計画の段階はできるだけ余裕を持って計画してください。冠婚葬祭、感染症など予期せぬ事態が必ず起こるため、カツカツの状態での計画は避けましょう。有給をどれだけ消化することができるかもこの段階で考えるといいかもしれません。
もし、この段階で職員さんの休みを消化させられないことに気づいたら、今のうちに対策が必要です。「雇用職員数を変更する」「行事を日曜日開催から土曜日に変更する」「雇用契約を見直す」など。キャリアアップを勤務時間内に受けさせれない旨を、職員さんに説明するのも１つの手です。できる限り、職員さん1人1人に多くやすんでもらえるように計画を立てた末に分かったことですので、ちゃんと根拠を示しながら説明し、保育に余裕がある時には、キャリアアップを受けるようにお願いすることで改善できるかもしれませんよね。
勤務計画に余裕があれば、保育の質を高めるための取り組みとして、外部研修を増やす、環境作りの日を設けるなど新たな取り組みにも力を注げます。
理想としては、12月末に来年度計画と勤務計画を終えたいと思っています。3カ月あれば新たに雇用する人を探すなど対策が立てれるからです。
そして、年間計画や勤務計画を基に、行事や係りの計画、書類の準備などに取り組んでいきます。
来年度の年間計画と勤務計画の２つは、年度末に保育園が取り組むべき業務の中でも特に優先して丁寧に取り組んでみてください。
クラス単位での年間計画
先ほど紹介した年間計画は、保育園全体を指したものでしたが、クラス単位でも年間を通しての計画はかなり重要です。
私自身、少し前までは、年間計画は年度始めに見たっきりでそれ以降は見る機会もほとんどない状態でした。
年間計画に沿って取り組む習慣がなかったからです。
しかし、計画を立てる事で一見難しそうに感じることでも実現することができますし、計画、実行、反省の流れを作ってしまうことで１つ１つのクオリティーがどんどん高まっていくことに気づきました。
私がまず取り組んだことは、年間計画は常に見えるところに掲示することです。そして、実際に1年間を通して気づいたことや改善点を年間計画に書き込んでいくようにしました。そうすることで、毎年少しずつ改良されたものが完成するようになり、計画の精度も高まってきています。
クラス単位での年間計画の例を紹介します。
例えば、毎年10月に発表会がある→9月頃にはリハーサルができるくらいに仕上げたい→7月頃には準備に取り掛からないといけない。
というように、いつ頃、何をすべきなのか書き出す作業をしていきます。
調理も同じです。年間の食育計画を立てる際に植物の苗植え時期が〇月。収穫は〇月。空いた期間に箸の使い方や手洗いうがい、栄養素に触れる機会を作るなど、いつ頃、何をすべきなのか書き出します。
さきほども書いたように、計画を立てるだけでは不十分です。壁に掲示して定期的に目を通しながら取り組んでいきます。他の職員さんにとってもお互いに何をすべきか目に見えて分かるため仕事の効率化にも繋がっていくでしょう。
年度末に保育園 ですべきこと まとめ
年度末に保育園 の業務で最優先すべきものは来年度の年間計画です。そして、年間計画のクオリティーが上がるほど来年度の保育に余裕が生まれていきます。そして、保育に余裕を持たせたいのであれば、勤務計画の作成も重視すべきです。
普段から保育業務の効率化と保育の質を高めるために試行錯誤して取り組んでいますが、こうした経験から年間計画と勤務計画は最優先事項になっています。ちょうど今、12月末で来年度準備を始めたばかりでしたので、記事にまとめ紹介してみました。
保育園は常に業務が膨大で整理していくだけでも一苦労です。そして、子ども、保護者相手の職業なので計画通りに行かないことも重々承知しています。しかし、計画を立て改善していかなくてはずっと忙しいままです。業務の無駄や無理を無くし、保育に余裕を持たせることができれば、保育の質が高まっていくことにも繋がると思います。
年度末に保育園 がすべき業務は何かについて、その中でも特に重視していることを紹介してみました。
少しでも参考になれれば幸いです。